Comment tenir le registre unique du personnel ?

Publié le : 24 décembre 20225 mins de lecture

Au cours de l’embauche, toute entreprise doit se soumettre à certaines formalités et remplir des déclarations dans un registre unique du personnel ou RUP. Ce dernier est un document dans lequel toutes les entrées et sorties des employés sont enregistrées. En plus d’être une obligation, la tenue de ce livre constitue une aide précieuse en matière de gestion RH. Le principe du RUP est simple, mais les questions soulevées par son application sont nombreuses.

Registre unique du personnel : domaine d’application

En principe, le registre de présence du personnel est un livre où les chefs d’entreprise doivent répertorier leurs salariés avec toutes les informations les concernant. Il constitue un instrument primordial puisqu’il prouve la composition du personnel de l’entreprise. 

Si la société possède plusieurs établissements, les dirigeants doivent s’assurer qu’un registre du personnel est mis à jour pour chaque filiale. Il est à noter que ce document est imposé aux employeurs. En ce sens, le législateur a souhaité garantir la transparence totale pour tout ce qui concerne les employés au sein de l’entreprise. Ainsi, la mise en œuvre obligatoire du registre est un outil d’identification de chaque salarié. Ce livre permet de connaître les postes occupés par chaque salarié et l’historique de leur cursus auprès de l’entreprise.

Si l’organisme emploie des personnes à titre temporaire (stage, intérim…), il existe également un modèle registre du personnel stagiaire.

Registre du personnel : un format à adopter

Pour l’heure, le législateur n’a pas établi de réglementation applicable en ce qui concerne le format ou modèle de registre du personnel à adopter par les entreprises. En réalité, les employeurs sont libres de choisir le support à utiliser. Si certains s’en tiennent au principe classique de la tenue d’un livre (version physique), d’autres préfèrent exploiter un logiciel registre du personnel.

Cependant, l’outil doit être conforme à un style particulier, étant donné les mentions obligatoires qui doivent y être reportées. Autrement dit, les informations relatives aux salariés doivent être enregistrées dès leur embauche. Par ailleurs, tout événement suivant la date d’embauche de l’employé doit être inséré au fur et à mesure. Le registre du personnel doit non seulement comporter les données sur les salariés actifs, mais aussi celles concernant les employés inactifs. Parmi les données à spécifier obligatoirement dans le document figurent le nom et prénom, la nationalité, la date de naissance, le sexe, la qualification ainsi que la date d’entrée/sortie de l’entreprise. En pratique, on doit consacrer une colonne spécifique aux modifications après embauche. Pour garantir la transparence, chaque modification doit être datée.

Enregistrement d’informations indélébiles et fiables

Les principales caractéristiques associées aux informations contenues dans le registre de présence du personnel sont la traçabilité et la fiabilité. Dès lors qu’on inscrit des informations sur un employé, le RH n’a plus la possibilité de les modifier. Cela s’inscrit dans un cadre réglementaire (loi n°97-210 du 11 mars 1997). En effet, le législateur a imposé cette règle pour lutter contre le travail illicite ou dissimulé et réduire les risques de fraudes. Ainsi, lorsqu’il s’agit de document au format numérique, il est nécessaire que celui-ci soit conforme aux mêmes garanties de contrôle applicables aux registres en version papier. Par exemple, on pourrait créer un répertoire dédié aux fichiers correspondant à des versions antérieures du registre. Pour éviter que le livre ne soit falsifiable, le RH peut aussi prévoir que les modifications ne soient effectuées que pour une seule personne et que l’accès soit protégé par un mot de passe. La durée de conservation du registre personnel est de cinq ans, comme spécifié dans l’article R.1221-26 du Code du travail. Ce délai commence à partir de la date de départ de l’employé ou du stagiaire. 

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