Lorsqu’on parle d’une organisation d’un événement, cela veut dire qu’il y a certaines choses à préparer et des dépenses à prévoir : la location d’un espace, le traiteur, le photographe, la décoration, l’envoi et la diffusion des invitations, les animations etc. Cependant, le secret de la réussite d’un événement est dans l’approche. La moitié du travail sera accomplie si on aborde l’événement de manière structurée et réfléchie.
Pourquoi organisez-vous un événement ?
Dans quel but organisez-vous l’événement ? Il est pertinent de se poser cette question importante. Quand vous arriverez à y répondre clairement et précisément, vous serez sur la bonne voie. Est-ce que vous envisagez d’arranger une fête d’entreprise pour attirer de nouveaux clients et relations ou pour accroître la notoriété de votre société ? Est-ce dans le but d’organiser une fête d’entreprise étonnante pour un lancement de produit ou plutôt un congrès ? Quand vous trouverez la réponse à ces questions, vous pourrez déterminer comment organiser et structurer votre événement de manière claire. Ainsi, vous n’aurez aucun mal à identifier l’objectif de votre événement. Si vous souhaitez réaliser un tel projet, vos rêves ne seront tout simplement plus couchés sur du papier. Dans ce cas, avant de vous mettre à rêver, évaluez d’abord les possibilités afin que votre événement soit efficace et vos objectifs réalistes. Pour plus d’informations sur l’organisation événementielle, vous pouvez contacter des professionnels du domaine sur karting toulouse
Qui inviter à votre événement ?
Pour atteindre vos objectifs, sachez identifier votre public cible. Qui inviter à l’événement ? C’est aussi une question cruciale. Même si vous aviez déjà un groupe cible particulier à l’esprit avant de définir vos objectifs, il s’agit d’un choix déterminant et important, telle que pour la suite de votre événement et pour sa réussite. Vous devez penser au groupe cible interne ou externe, qui correspond donc à vos objectifs. En parlant du cible interne, toutes les personnes qui ont travaillé ou travaillent au sein de votre entreprise, leur partenaire et pourquoi pas, leurs enfants devront être de la partie. En gros, tout le personnel de l’entreprise devra participer à l’événement. Cependant, vous pouvez bien évidemment sectionner ce groupement, en fonction de l’objectif de votre événement. S’il s’agit d’un groupe cible externe, les clients, fournisseurs, les habitants du quartier, la presse, etc. sont concernés. Bref, toute personne qui travaille en collaboration avec l’organisation. Cette liaison avec votre société peut représenter un intérêt majeur pour votre organisation. Combien de personnes voulez-vous inviter ? Cela dépend de différents facteurs comme l’espace disponible sur le site choisi, le budget établi et la taille du groupe cible dans votre fichier.
Comment définir et gérer le budget ?
Vous avez fini de déterminer vos objectifs et vos groupes cibles. Mais la taille de votre événement est déterminée généralement par votre budget. Donc, ce dernier mérite toute votre attention. Comment l’établir ? À chaque élément, quelle partie du budget allez-vous allouer ? Et si votre budget n’était pas suffisant, que faire ? Quel est le coût total des dépenses ? Afin de planifier votre budget, simplement, créez une feuille de calcul Excel et saisissez un à un vos dépenses en fonction de vos objectifs et de vos envies. Vous pouvez aussi employer des applications spécifiques pour le calcul, mais elles sont payantes. Il vous est également possible de télécharger des applications gratuites comme l’Event Budget Template par exemple. Qu’est-ce que vous devez intégrer dans la planification de votre budget ? De préférence, assurez-vous de la cohérence de votre événement. Certainement, ne vous limitez pas aux parties les plus coûteuses, comme la restauration et l’audiovisuel, mais réfléchissez plutôt aux plus petits détails comme le coût du transport, le service d’hôtesses, le marketing, la réservation d’artistes, etc. Effectivement, vous devez indiquer tout et de manière très détaillée que possible.
Quel est le meilleur moment pour votre événement ?
Pour vous aider à connaître le bon moment, voyez le calendrier de vos concurrents. Assurez-vous que votre date n’est pas la même. Si des événements qui passionnent votre groupe cible sont organisés un jour bien précis, ne choisissez pas non plus ce jour. Particulièrement, s’il s’agit d’événements d’ouverture, parce qu’il sera d’autant plus difficile de trouver des hôteliers de qualité, des professionnels Audiovisuel, des bureaux d’artistes, des professionnels AV ou des services de navettes. Les vacances comme la fin d’année et les vacances pâques ne sont pas non plus un moment idéal pour recevoir du monde. D’ailleurs, la politique peut aussi créer les trouble-fêtes. Veillez à ce qu’il n’y ait aucun événement public organisé ce jour-là au risque de perdre une partie de votre public. Pour ce qui est du jour de l’événement, ne choisissez jamais le lundi. La plupart des gens sont plutôt réticents à l’idée de commencer la semaine avec un événement. Pour les événements d’affaires, les jours favorables sont le mardi, le mercredi et le jeudi. Pour les événements festifs, le vendredi, le samedi et le dimanche sont parfaits.