Depuis la généralisation du zéro papier, les différents dirigeants d’entreprise ainsi que d’autres professionnels intègrent un univers où la technologie est en pleine révolution. En conséquence, ils sont amenés à remettre en question leur mode de gestion. Dans ce sens, les divers aspects en lien avec leur demande d’achat et facture fournisseur sont axés exclusivement vers un traitement dématérialisé.
D’où provient cet engouement lié à la dématérialisation ?
La dématérialisation des factures et des achats représentent une solution intéressante pour une acquisition rapide des bénéfices opérationnels. Choisir de dématérialiser les processus Purchase to Pay permet, en effet, de disposer de plus de gains de productivité, de rectifier certaines procédures et d’alléger le volume de travail des différents départements. La rationalisation des charges de traitement vient compléter ce confort de travail. Elle permet notamment d’obtenir une économie encore plus signifiante du côté de la comptabilité fournisseurs. Afin de découvrir d’autres solutions encore plus performantes et adaptées à chaque structure, cliquez ici pour plus d’informations.
En dehors de ces éléments, il est important de mentionner que la frénésie autour du marché de la dématérialisation provient également de sa facilité d’utilisation avec une meilleure accessibilité. Avec un peu de recul, les méthodes anciennes sont beaucoup plus complexes. Ce nouveau mode de travail simplifie ainsi sa démocratisation, sans pour autant lésiner sur les profits. Les solutions mises en avant en mode Cloud paraissent remporter un grand succès. Ceci du fait que ces dernières ne requièrent aucune adaptation coûteuse ou encore complexe pour être bien utilisées. De cette manière, chacun pourra se concentrer librement sur sa mission, et n’aura pas à gérer les domaines techniques. La version Cloud offre aussi la possibilité de réaliser des essais afin de trouver la solution idéale avant d’être abonné.
Comment fonctionne la gestion dématérialisée des process achats et factures ?
Un process Puchase to Pay 100% dématérialisé est constitué de plusieurs phases en conformité avec les besoins et la structure de l’entreprise. Ces étapes permettent de contrôler un circuit électronique de gestion des demandes d’achats, de convertir ces demandes en factures fournisseurs, de savoir systématiquement les factures entrantes et de réaliser un rapprochement automatique des factures d’achats.
Souvent, une telle procédure permet également de valider les factures réclamant un accord particulier dans le circuit de validation adapté à la société. Par ailleurs, un modèle Puchase to Pay dématérialisé a la capacité d’alimenter de façon systématique les divers systèmes d’information existants. De plus, il devient plus commode de consulter ou rechercher des factures électroniques sans avoir à piocher dans une pile de dossiers. Un gain de temps se fait alors remarquer afin de pouvoir investir dans d’autres activités encore plus impactant pour la société.
Quels sont les bénéfices d’une telle transformation digitale ?
La dématérialisation des achats et des factures se présente alors comme une technique efficace afin de répondre à la nouvelle tendance de consommation des clients. Par la même occasion, elle permet aussi d’optimiser les coûts de facturation, de réduire les délais de paiement et de gagner plus en productivité. Le gouvernement, dans l’objectif d’améliorer la performance de chaque structure, encourage la mise en place de la dématérialisation des factures.
Cette méthode est également applicable pour les bons de commande et factures en destination des services de l’État. Depuis quelque temps déjà, de nombreuses entreprises ont accepté la réception de bons de commande ou factures sous format électronique. Actuellement, certains fournisseurs règlent leurs factures en retard, soit trois sur cinq seulement respectent les délais imposés. De ce fait, cette transformation digitale a pour but principal de diminuer les délais de paiement interentreprises, limitant ainsi les conséquences négatives sur l’ensemble du process de modification de la chaîne d’achat.