La comptabilité est omniprésente dans les entreprises, quel que soit le secteur d’activité. Rarement définie, elle est, souvent, perçue comme une obligation par les organisations. Mais au-delà de son caractère obligatoire, cette discipline pratique joue un rôle primordial dans le fonctionnement d’une entreprise.
Comptabilité générale : qu’est-ce que c’est ?
La comptabilité générale est une technique visant à organiser les données financières afin de refléter, de manière continue, la situation financière d’une entreprise. Elle est juridiquement obligatoire et est donc, encadrée par des lois et principes comptables propres à chaque pays.
D’une manière générale, la comptabilité générale consiste à effectuer :
- Le traitement des pièces comptables :
Tous les documents qui représentent les mouvements dans les comptes doivent être réunies, classées et préparées pour faciliter l’enregistrement. Il s’agit de pièces relatives aux opérations internes et externes à l’origine d’éventuels flux monétaires.
- Enregistrement comptable :
Cette étape met en évidence les débits (emploi) et crédits (ressources) effectués sur une période bien déterminée. Les transactions financières de l’entreprise sont, alors, classées et enregistrées sous forme de tableau dont la disposition dépend du plan comptable.
- Etablissement des états financiers :
En se servant des données enregistrées venant des pièces comptables, il est possible de produire des états financiers. Ayant pour rôle de traduire l’image du patrimoine de l’entreprise, ces documents de synthèse doivent être clairs, fiables, et compréhensibles par les lecteurs. Raison pour laquelle leur présentation est réglementée et doit suivre les règles et les procédures en vigueur.
Autrefois, ces opérations comptables devaient être réalisées à la main par un expert. Bien qu’il soit expérimenté et qualifié, le risque d’écarts dans les calculs est très élevé. Or, ces erreurs ont souvent des conséquences désastreuses sur les résultats annuels des entreprises. Désormais, il est possible de recourir à une solution logicielle pour des calculs exacts et des informations comptables fiables.
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Calculer les charges et produits avec la comptabilité générale
Le premier rôle de la comptabilité générale et analytique est de faciliter le dressage des comptes d’une organisation. Grâce à elle, on peut facilement calculer les flux financiers liés aux opérations économiques réalisées au cours d’un exercice. Par la même occasion, elle permet d’identifier les flux monétaires entrants et sortants ainsi que le résultat d’une entreprise.
La comptabilité générale a ses propres méthodes, plus organisées et beaucoup plus fiables, pour faciliter le calcul des charges et produits au cours d’un exercice comptable. Tous les mouvements monétaires sont, effectivement, classés dans les comptes auxquels ils appartiennent avant d’être calculés. Cette pratique réduit les risques d’erreurs et d’oublis dans les calculs.
La comptabilité générale facilite, également, le calcul des impôts et taxes, des bénéfices ainsi que les éventuelles pertes de l’entreprise. La comptabilité analytique en revanche, sert de tableau de bord pour les gestionnaires. Sa principale fonction est de répertorier le calcul des coûts occasionnés dès la production à la vente.
La comptabilité générale un instrument d’analyse avancé
La comptabilité générale permet de comprendre la situation financière d’une entreprise. En effet, il s’agit d’un instrument d’analyse des soldes et des financements passés, présents et futurs. A partir des données recueillies, il est possible de mesurer périodiquement sa performance globale. On peut, également, faire un rapprochement et des comparaisons dans le temps et dans l’espace en vue d’identifier les forces et les faiblesses.
En outre, la comptabilité fournit des informations indispensables pour établir les documents prévisionnels (bilan prévisionnel, compte de résultat prévisionnel et plan de financement prévisionnel). Sans devoir attendre tel ou tel délai, les gestionnaires ont immédiatement accès à des états intermédiaires qui reflètent la situation de l’entreprise en temps réel.
Issues de la comptabilité générale, les données comptables de toutes les organisations peuvent, aussi, être exploitées à grande échelle, notamment sur le plan national. Leur étude et analyse sont très utilisées dans l’élaboration des statistiques.
Une source d’information rapide sur les finances de l’entreprise
La comptabilité générale a pour fonction de communiquer les états financiers d’une entreprise en termes de charges et de produits. Les informations financières sont présentées par des documents de synthèse importants en cours d’exercice et en fin d’exercice. Parmi les plus importants, on compte :
- Le journal
- Le grand livre
- Le livre d’inventaire
- Le bilan
- Le compte de résultat
Pour un dirigeant, cette discipline constitue un outil d’aide à la prise de décision. Cet instrument de gestion donne des références exactes sur la situation passée, actuelle et prévisionnelle de son entreprise. Il pourra ainsi les analyser et y adapter les perspectives et stratégies futures.
En tant que source d’information externe, la comptabilité générale a une valeur juridique : c’est une preuve judiciaire en cas de conflit avec l’extérieur. Par ailleurs, elle est, pour une organisation, un outil de communication avec les services fiscaux auxquels elle devra déclarer les impôts redevables. Les états financiers établis servent, aussi, de banque de donnée aux partenaires de l’entreprise y compris les banques, salariés et investisseurs.