Organiser un événement d'entreprise est une tâche difficile, qui demande beaucoup de travail. Ne laissez personne vous dire que ce n'est pas le cas. Qu'il s'agisse du lancement d'un produit, d'une conférence ou de la réception d'un client, il faut déployer beaucoup d'efforts pour régler tous les détails, en respectant le calendrier et le budget. Et c'est pourquoi il est totalement inutile de se faire dire des vérités douteuses sur l'organisation d'événements. Non seulement elles sont erronées, mais elles peuvent vous empêcher d'améliorer votre événement et le faire capoter. Voici six de ces prétendus "faits" et comment les éviter.
1. Il faut une personne pour organiser un événement
Il est très peu probable qu'une seule personne puisse gérer à elle seule tous les éléments qui entrent dans l'organisation d'un événement d'entreprise. En fait, plus l'événement est important et complexe, plus vous aurez besoin d'aide pour le mettre en place et le réussir. Pour vous faciliter la tâche, pensez à vous faire accompagner par des professionnels de la location de décoration pour votre événement. Bien sûr, un gestionnaire d'événements peut coordonner les efforts de chacun et prendre toutes les décisions importantes. Mais vous aurez besoin de l'aide de spécialistes, internes ou externes, pour gérer différents aspects.
2. Les événements d'entreprise doivent être formels
Les bureaux ont la réputation d'être des lieux de travail sérieux. Il n'est donc pas étonnant que la même courtoisie s'applique aux événements d'entreprise. Dans le passé, les grandes conférences formelles étaient la norme. Mais ce n'est plus le cas au XXIe siècle. Si vous souhaitez évidemment que votre événement soit professionnel, cela ne veut pas dire que son format ne peut pas être décontracté. Peut-être même un soupçon de fantaisie et, qui plus est, d'amusement. Que diriez-vous d'un pavillon somptueusement décoré au lieu de la chambre d'hôtel habituelle ?
3. Pas besoin de planifier l'événement avec une précision méticuleuse
C'est exactement ce dont nous avons besoin. De nombreux organisateurs essaient de gérer l'événement sans trop se soucier de la durée des différentes sessions ou pauses. Il en résulte inévitablement un chaos, les délégués ne sachant pas quoi faire et quand le faire, et les orateurs ne sachant pas exactement de combien de temps ils disposent. Une approche professionnelle vous permet de planifier un itinéraire strict avec un calendrier d'événements, comprenant des pauses déjeuner, des pauses et des événements en soirée si nécessaire.
4. L'emplacement n'a pas vraiment d'importance
C'est peut-être le plus grand mythe de tous. En fait, c'est le contraire qui est vrai. Trouver le bon lieu peut être le secret d'un événement d'entreprise réussi qui restera dans les mémoires. Tout commence là. Le lieu est la base pour établir tout ce qui va se passer pendant l'événement. De plus, il doit pouvoir répondre à tous vos besoins. Que vous choisissiez un club de luxe, un jardin privé ou un bâtiment historique, ne lésinez pas sur les recherches et assurez-vous de pouvoir impressionner tout le monde.
5. Vous n'avez pas besoin d'un plan B
Se fier uniquement à son plan initial est dangereux. Vous vous souvenez de la loi de Murphy ? Celle qui dit : "Si quelque chose peut mal tourner, ça va mal tourner" ?
Vous devez évidemment vous assurer que vous avez vérifié et revérifié tous les éléments de votre liste, mais n'oubliez pas que rien n'est jamais garanti. Même l'événement le plus méticuleusement planifié peut tourner mal au moment où l'on s'y attend le moins : Il y a une tempête, et tu es laissé dans le noir. Votre interprète principal se désiste à la dernière minute parce qu'il a une laryngite. Il y a un retard dans l'impression des documents de marketing. Quoi qu'il en soit, vous avez besoin d'un plan de secours. On ne sait jamais.
6. Une fois l'événement terminé, il n'y a plus rien à faire
Il serait agréable de penser qu'après une très longue conférence, on peut penser à se détendre. Malheureusement, ce n'est pas le cas : votre travail n'est pas encore terminé.
Après avoir tout finalisé et fermé les livres, il reste encore des choses importantes à faire, et cela peut parfois prendre des jours ou des semaines. Des questionnaires de retour d'information aux autres mesures du succès de l'événement. Des e-mails de suivi au débriefing avec votre équipe. Il y a beaucoup de travail à faire pour s'assurer que vous savez si votre événement a atteint les objectifs que vous lui avez fixés.