Depuis quelques années, la digitalisation a facilité de manière considérable la vie des entreprises en France. L’utilisation d’un logiciel spécialisé dans la signature numérique en ligne est l’une des solutions qui ont permis à de nombreux entrepreneurs d’accroître leur productivité. Effectivement, grâce à la signature électronique, vous pouvez mettre de côté la duplication et l’impression des documents, l’envoi par poste des dossiers d’entreprise, etc. Un document peut rapidement être signé en ligne par les deux signataires notamment l’émetteur et le destinataire.

Quelques mots sur l’e-signature

La signature électronique est un procédé électronique qui sert à approuver et authentifier légalement un document. En principe, elle sert à identifier la personne qui a signé le dossier et à garantir l’intégrité de celui-ci. En effet, aucune modification n’a été apportée sur le document depuis sa signature jusqu’à sa réception. La signature numérique est déjà légalisée en Europe et en France depuis 2000. Longtemps dédiée aux connaisseurs à cause de la difficulté des systèmes, cette forme de signature s’adresse aujourd’hui à toutes les sociétés, quels que soient leur taille et leur secteur d’activités. Elle est également conçue pour venir en aide aux particuliers dans la réalisation des démarches juridiques et administratives.

Il est possible de parapher la quasi-totalité des dossiers (bons de commande, factures commerciales, attestation d’embauche, bulletins de salaire…) à l’exception des actes de sûretés, des mandats de protection future et des conventions de Pacs. Contrairement au paraphe manuscrit, la signature numérique n’est pas la signature du signataire apposée sur un dossier dématérialisé. Il s’agit d’une suite d’informations numérique qui lui est agrégée ainsi qu’à un fichier. Ainsi, il n’apparaît pas sur le document paraphé. La signature numérique utilise la cryptologie afin de garantir sa fiabilité et sa sécurité.

Pour accroître la sécurité du paraphe électronique, il est indispensable de dater le document avec un outil spécialisé. Un jeton d’horodatage permet de prouver qu’il existait bel et bien un dossier signé à une date précise. La signature numérique sur le site universign.com a une valeur légale et vous engage sur le plan juridique en cas de contrôle ou de litige sous conditions.

Les différents types de signatures en ligne

Selon la règlementation européenne, il existe trois niveaux de signature numérique. D’abord, il y a la signature électronique simple ou basique. Ce niveau de paraphe offre un niveau de sécurité assez faible, mais très facile à faire. De ce fait, la version basique est surtout utilisée pour authentifier de simples documents juridiques ou financiers comme les contrats d’assurance de complémentaire santé, les contrats de bail et les contrats d’ouverture de compte bancaire.  

Ensuite, il y a la signature numérique avancée. Cette signature en ligne est plus sécurisée. Elle est utilisée pour signer des documents à caractère financier et juridique comme le contrat de prêt bancaire, le compromis de vente immobilière et les appels d’offres à des marchés publics. Effectivement, la signature numérique avancée permet d’identifier la signataire qui a signé le document.

En général, lorsque la personne paraphe un document officiel, son identité est vérifiée puis ajoutée à la note des preuves. Le troisième niveau de la signature numérique est dit « qualifié ». Cette catégorie est la plus sécurisée. Enfin, il est indispensable de rencontrer le fournisseur du logiciel de signature numérique pour que celui-ci puisse authentifier le signataire.

La valeur juridique d’une signature numérique

Selon l’article 1366 du Code civil, la signature numérique a la même force concluante que la signature sur support papier. L’article 1367 exige que cette signature numérique repose sur une technique fiable d’identification qui garantit son lien avec l’opération auquel elle s’attache. Le règlement eIDAS en Europe entré en vigueur depuis 2016 a donné un cadre juridique à la signature numérique dans son article 25.1.

Ainsi, l’effet judiciaire et la recevabilité d’un paraphe numérique comme preuve en droiture ne peuvent être recalés au seul motif que cet écrit se présente sous une forme dématérialisée ou qu’il ne satisfait pas aux recommandations de la signature numérique qualifiée en ligne. Pour vous informer davantage sur la valeur juridique d’une signature numérique, il vous suffit de trouver un site spécialisé pour savoir comment faire une signature électronique. Cette plateforme vous propose aussi un logiciel dédié accessible à tous les budgets.

Les avantages de la signature numérique en ligne

La signature électronique en ligne a le vent en poupe auprès des sociétés en raison de ses avantages considérables. D’ailleurs, on estime que d’ici 2030, la signature traditionnelle va devenir un acte exclusivement symbolique. La signature numérique est une solution à la fois économique et écologique. L’impression des dossiers en papier et leur envoi nécessitent incontestablement des budgets conséquents sur le long terme. Avec la signature numérique, tout le processus se fait directement en ligne.

Pour rappel, la gestion des documents en version papier est une tache chronophage qui prend de temps entre les envois par la poste, puis les retours. En numérisant le processus de signature, l’entreprise peut économiser du temps et optimiser sa productivité. Effectivement, le paraphe des documents se fait dès sa réception, à tout moment et à n’importe quel endroit.