Comment choisir son logiciel de facturation gratuite ?

logiciel de facturation

Publié le : 25 août 20216 mins de lecture

L’édition de facture est une obligation légale pour toutes les entreprises qui effectuent une transaction. Pour faciliter la tâche de vos gestionnaires, il vous est conseillé de recourir à un logiciel de facturation gratuite. Vous trouvez de nombreux modèles sur le marché, mais tous ne sont pas adaptés à votre situation. Il existe des paramètres incontournables à prendre en compte pour trouver le bon logiciel.

 Se baser sur les besoins de son entreprise

Il existe différents types de logiciel devis facture et pour bien choisir, il faut établir les besoins de votre entreprise. Vous devez commencer par considérer votre profil de gestion comptable. En effet, le choix du logiciel n’est pas le même dans le cas où vous auriez recours à un expert-comptable et dans celui où vous effectuez une gestion interne de comptabilité. L’externalisation de la gestion comptable sous-entend que vous avez uniquement besoin des fonctionnalités de facturation. Si, en revanche, la gestion se fait en interne, un logiciel multitâche serait l’idéal. Il permettra à vos collaborateurs d’être plus efficaces.

Il faudra aussi que vous teniez compte de la taille de votre entreprise lorsque vous effectuez votre choix de logiciel devis gratuit. Si vous investissez dans une PME, vous avez juste besoin des fonctionnalités de facturation, de comptabilité et de gestion de stock. Mais, si vous avez à gérer une moyenne ou une grande entreprise, vous aurez besoin de plus de modules. Des logiciels sont par exemple intégrés de solutions de gestion commerciale, de paie, de relation client, etc.   

Prendre en compte l’ergonomie du logiciel

Choisir d’effectuer l’édition de devis par l’intermédiaire d’un logiciel de devis doit vous permettre de gagner du temps. Vous ne devez donc pas vous embarrasser d’une solution difficile à maîtriser. Les logiciels qui sont uniquement à la portée des informaticiens et des experts-comptables ne sont plus d’actualité. D’ailleurs, ils ne sont pas pratiques pour votre entreprise. Préférez plutôt une solution de facturation gratuite qui est à la fois simple et intuitive.

Ainsi, pour choisir le meilleur logiciel, vérifiez son interface utilisateur. Pour cela, n’hésitez pas à demander une démo. L’interface doit être claire et les diverses fonctionnalités possibles doivent être évidentes. Avec ce type de solution, vos gestionnaires gagneront beaucoup de temps, ce qui accroîtra leur productivité. Par ailleurs, la transition du mécanisme de devis et facture gratuit vers l’informatique n’est pas chose aisée. Il est donc indispensable que vous optiez pour une entité vous offrant un bon service client. Elle doit pouvoir vous accompagner tout le long de votre transition et mettre à votre disposition des modes d’emploi et des vidéos explicatives. 

Vérifier la synchronisation bancaire

Un bon logiciel de facture gratuit doit vous permettre de surveiller l’état de vos comptes à tout moment. Par cet outil, vous devrez être en mesure de connaître l’état de paiement des factures. Il est possible pour vous de constater, sur une période que vous aurez définie, quelles factures ont déjà été réglées et quelles factures ne sont pas encore. Si ces informations sont présentes sur l’interface du logiciel, vous n’aurez plus besoin de vous connecter sans cesse au compte de l’entreprise. Vous gagnerez un temps précieux. Aussi, si en plus votre logiciel est doté d’une option de connexion à votre compte, vous pourrez effectuer les conciliations nécessaires en l’espace de quelques clics.

Dans le cas où votre entreprise effectuerait des transactions à distance, il est beaucoup plus pratique que le logiciel dispose d’une connexion bancaire. Les démarches liées à ces transactions seront alors simplifiées. Votre équipe pourra suivre vos mouvements financiers sans problème. En effet, avec cette option, il vous sera plus facile de faire le rapprochement entre la facture et les comptes en banque. 

Se poser les bonnes questions

Le choix d’un logiciel gratuit pour facture n’est pas à prendre à la légère. Le bon fonctionnement de votre entreprise en dépend. Ainsi, outre les questions de fonctionnalités, d’ergonomie et de conciliation bancaire, il existe encore d’autres paramètres à prendre en compte. Il vous faut notamment vérifier que le logiciel que vous choisissez est conforme à la loi antifraude. Dans le cas contraire, vous risqueriez de payer une amende non négligeable. Préférez alors les logiciels ayant une certification de type NF-525 ou LNE.

Vous devrez également vous questionner sur le fait que votre logiciel soit accessible en ligne ou non. Pour choisir, vous devrez vous baser sur vos activités et votre gestion comptable. Si vous êtes sans cesse en déplacement, mais que vous avez besoin de consulter régulièrement votre situation, il est préférable de choisir un outil en ligne. Par ailleurs, demandez-vous aussi si le logiciel vous permet de personnaliser vos factures. Comme elles reflètent votre image de marque, il est important que vos devis et factures sortent du lot et mettent en avant les qualités de votre entreprise.

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